（一）学生会所有档案由办公室统一封闭保存。

（二）档案按内容划分为：成员个人档案、活动策划档案、活动总结档案及学生会相关制度档案。

（三）学生会所用相关表格均由办公室统一制作、发放。非统一表格一律不允许进入档案保管。

（四）个人档案建立时，学生会成员必须按要求如实完整填写并附上个人免冠1寸黑白。

（五）各项活动的策划书须先交由主席团进行审阅。

（六）各项活动的总结文件必须在活动结束后三天内整理完成，并由各部长上交至办公室。不交或迟交者均扣除一定基准分。因故不能按时上交者必须提前说明，否则按迟交进行基本分扣除。

（七）各个部门增加或更替干事，必须在变动完成后两天内向办公室递交变动情况。增加人员则应由部长向办公室领取表格后，增建档案。

（八）所有成员自动离职或被撤职者其个人档案不予退回，对其工作变动性质将留有记录。

（九）所有档案必须以统一格式递交。

1、上交档案采用A4复印纸统一复印。

2、所有文字均为黑色中文简体。

3、正标题采用二号宋体加粗格式，正文用四号普通宋体。

4、醒目条款字体采用加粗倾斜形式。

在存在错误文件格式时，上交者必须按规定自行更改至正确。

（十）  上交档案必须有电子复件，以便办公室存档。U盘由上交人自备，存档后U盘返还。                        

（十一）未经主席和秘书长同意，任何人不得以任何理由擅自翻阅、修改或销毁档案。

（十二）借用、查阅档案必须向负责人说明，经允许后方可使用。